Referater skaber værdi
Efter et godt forløb med faget Procesdesign er jeg i gang med at evaluere på hele forløbet – hvad tager deltagerne med sig, når de har gennemgået forløbet, hvad skal jeg skrue op og ned for?
Nogle emner overrasker mere end andre.
Det at lægge en god procesplan er altid et hit, det kræver en større indsats, men resultatet er både meget synligt og effektivt. Tommelfingerreglen siger at hver time anvendt på arbejdet med procesplanen kommer ti gange igen. Derfor er det måske heller ikke så overraskende at deltager meget ofte fremhæver procesplaner som en metode de tager med ud i virkeligheden og som skaber en masse værdi.
Så jeg bliver ikke så overrasket, når der kommer en masse positiv feedback på eksempelvis procesplaner. Men jeg blev ganske overrasket, da en deltager blev meget specifik omkring delemnet mødedesign og specielt referater – det havde ganske enkelt ændret hendes arbejdsliv.
Et referat er krøllen på mødet og uden referat, vil de aftaler der er indgået være både ukonkrete og uforpligtende. Det kan betyde at man bliver nødt til at afholde endnu et møde om samme emne og endnu et og endnu et.. og dermed ender man med at spilde en masse tid, uden at opnå de ønskede resultater.
Et godt referat behøver ikke være langt. Skåret helt ind til benet, kan det bestå af:
Hvad er aftalt – hvad skal udføres?
Hvem har ansvaret for at opgaven(erne) bliver udført?
Hvornår og hvordan følger vi op?
Gennem samtaler med en masse rutinerede mødeholdere, er det gået op for mig, at hurdlen ofte handler om at få besluttet, hvem der skal udføre opgaven. Det er nemt at blive enige om at noget skal gøres, men straks mere vanskeligt at sætte navn på.
Så til dit næste møde kan du overveje, om de tre ovenstående er opfyldt og herefter sørge for at de fremgår af et referat, der bliver udleveret til alle mødedeltagere.
Deltageren fra Procesdesign oplevede at tidsforbruget til mødet faldt markant og at små tiltag blev implementeret hurtigere og mere gnidningsfrit.
Du kan læse mere om faget procesdesign her