Få kontrol over virksomhedens kompleksitet

Written By Egill Hauch

Oplever du, at din virksomhed er blevet så kompliceret, at du har svært ved at holde fokus? Hvis du kan svare ja til det spørgsmål, er tiden moden til at se på en forenkling. Kompleksitet er ikke nødvendigvis dårligt, men det kræver bevidsthed og overskud. For at opnå kontrol må du starte med at skabe dig et overblik.

Prøv at teste din kompleksitet i modellen nedenfor:

  • Hvor mange produktgrupper har din virksomhed? Indsæt tal – fx 3
    (eksempler kan være: Frokostbuffet, aftenmenuer, cateringmenuer)

  • Hvor mange kundesegmenter har din virksomhed? Indsæt tal – fx 2
    (eksempler kan være: Individuelle fritidskunder, konferencekunder)

  • Hvor mange profitcentre har din virksomhed? Indsæt tal – fx 3
    (eksempler kan være: Værelser, lokaler, restaurant)

  • Hvor mange medarbejdergrupper har din virksomhed? Indsæt tal – fx 2
    (eksempler kan være: Faglærte kokke og tjenere, ufaglærte servicemedarbejdere)

 I dette eksempel vil din virksomhed have en kompleksitet på: 3 x 2 x 3 x 2 = 36

Tallet 36 betyder, at der i den daglige styring er op til 36 forskellige processer, der skal håndteres. Det er temmelig mange. Overvej, hvad der sker hvis du f.eks. nøjes med 1 produktgruppe. Forestil dig at du har en foodtruck hvor du sælger kaffe til ét kundesegment og er den eneste udsalgssted for kaffe. I det eksempel har du kun 1 profitcenter – nemlig kaffen og medarbejdergruppen er dig selv. Din kompleksitet falder til 1, og det betyder, at du kan håndtere de fleste daglige styringsbehov i dit hoved. Det er naturligvis enkelt men indtjeningsmulighederne er samtidig stærkt begrænsede.

Prøv så at forestille dig, at virksomheden holder et bestyrelsesmøde, hvor I drøfter udvikling og vækst. Her beslutter I, at din kapacitet og dit potentiale bør udnyttes bedre. I beslutter derfor, at frokosten skal udvikles og indeholde flere valg. I beslutter også, at du skal kunne håndtere små selskaber kombineret med en oplevelse i løbet af dagen. På den måde vil I kunne tiltrække et nyt og bedre betalende kundesegment. Udover dette initiativ vil I også bygge en wellness afdeling. Denne investering skal hentes hjem gennem yderligere flere produkter på hylden, brug af det nye forbedrede frokostkoncept, og igen - endnu et nyt kundesegment.

Nu har du:

  • 5 produktgrupper (minimum)

  • 3 kundesegmenter (minimum)

  • 4 profitcentre

  • 3 medarbejdergrupper (nye wellnessmedarbejdere)

  • = faktor 180 i kompleksitet

Når vi kræver forandring af vores forretningsmodel, på grund af forandrede kundeadfærd og nye muligheder i markedet, så skal vi reflektere over - og opstille en plan for - hvordan vi kan kontrollere den stigende kompleksitet.

Planlægning af ressourcer - forandring er tidens tema
Det interne samspil mellem produkt, proces og personale har aldrig været vigtigere.

Derfor er den allervigtigste kompetence for både strategiske- og operative ledere i 2022 evnen til at håndtere forandringer og implementering af nye arbejdsgange. Vel at mærke med en anden type medarbejdere, forandrede leveringsvilkår og med andre forandrede behov fra gæsterne.

Vores branche er under forvandling, forandringer der går hurtigere og hurtigere. Vi oplever store omvæltninger hos både kunder, leverandører og ansatte. Vores kunder stiller nye og anderledes krav, råvarer, el og varme er blevet dyrere og for første gang i mands minde, oplever vi udsolgte varer og backorders i væsentligt omfang. Faglært personale er en mangelvare, og erhvervsskolerne melder om færre og færre afgangselever.

Milton Friedman argumenterede i 1970 for at ”The business of business is business” – med dette mente han, at forretninger kun har ét formål, nemlig at tjene penge – så kan ejerne eventuelt donere en del af profitten til velgørenhed. Dette forenklede fokus på profit var måske gangbart i 1970, men verdenen er blevet langt mere kompleks siden. Set med 2022 briller, er det relevant at stille skarpt på omstillingsparathed:

”The business of business is conversion”!

Det betyder, at den allervigtigste kompetence for både strategisk- og operative ledere bliver evnen til at håndtere forandringer ved at opbygge og styrke forandrings- og implementeringsevnen i organisationen. Hvis vi ønsker at forblive relevante, skal vores produktportefølje, processer og personale hænge endnu bedre sammen.

Metoderne findes allerede – men de trænger til at blive støvet af og blive anvendt:

  • Analyse af portefølje

  • Analyse af ressource

  • Planlægning af produktion

  • Kaizentavle

  • Iterativ proces

  • Fokus på kernen

  • Overblik

Porteføljeanalyse er relativt simpelt, men glemmes desværre ofte i en travl hverdag. Nedenstående model er inspireret af den klassiske Boston model, men modificeret til anvendelse på produktniveau.

Det er relativt simpelt at åbne en flaske vin og servere den, derfor vil vin ofte ligge i feltet øverst til højre, men der kan sagtens være vine, der er nemmere at sælge end andre vine med høj bruttoavance, og vine, der brager afsted om sommeren for så at gå helt i stå om vinteren.

Hvis analysen af vinkortet viser, at rosévine sælger rigtig godt fra midten af maj til slutningen af august, og vores tjenere har nemt ved at sælge flasker med en udsalgspris på 295 kr. inkl. moms, kan vi begynde at planlægge:

  • Hvilke vine tager vi hjem

  • Hvordan opbevarer vi dem, så de er nemme at få fat på

  • Hvor mange skal lægges på køl dagligt

  • Hvilke sublimerende produkter skal der tilbydes

  • Hvilken træning af personalet er nødvendig

  • Hvordan afrunder vi sæsonen, så vi ikke brænder inde med inaktivt lager

Det er en simpel øvelse, men også en øvelse, der desværre alt for ofte springes over, hvilket betyder tab for både økonomi, kundetilfredshed og medarbejdertilfredshed.

En mere kompleks forandring kræver en større indsats. Der er god inspiration at hente hos industriens ERP-systemer, hvor alle delelementer til produktionen er registreret og lagerstyret. Dermed styres både in- og outflow samt produktion og samling af delkomponenter.

Egill Hauch
Previous

Har du en kultur og en organisation, der kan implementere nye indsatser?
Next

En disciplin du skal mestre, hvis du er i hospitality